Tilbudsrommet samler dokumentene dere jobber med for ett anbud. Her kan dere skrive besvarelser, fylle ut maler og legge ved filer. Åpne Tilbudsrom fra anbudets sidemeny.

Når tilbudsrommet er tomt og oppgavene er hentet fra konkurransegrunnlaget, kan du trykke «Lag førsteutkast». Agenten hjelper deg med å lage utkast til besvarelsene.

Tilbudsrommet kan inneholde en framdriftsplan, besvarelser, formalia og utfyllingsmaler. Du kan også legge til egne filer og mapper.

Bruk søkefeltet øverst i Tilbudsrommet for å finne mapper, dokumenter og filer. I kortvisningen kan du sortere på navn, sist endret eller filstørrelse. I listevisningen sorterer du ved å trykke på kolonneoverskriftene. Søk og sortering blir liggende i nettadressen, slik at visningen bevares når du laster siden på nytt eller deler lenken.

I Besvarelser finner du tekstdokumentene som er opprettet for tilbudet. Kontroller dem mot kravene i konkurransegrunnlaget.

Kortet i tilbudsrommet viser bare en forhåndsvisning. Du trenger ikke eksportere dokumentet for å lese resten.

Hvis dokumentet viser «Får ikke kontakt med dokumentet», trykk «Prøv igjen». Hvis teksten fortsatt mangler, kontakt support med lenken til dokumentet. Unngå å slette det mens problemet undersøkes.

Har du slettet et dokument eller vil hente tilbake tidligere tekst? Se hvordan du gjenoppretter dokumenter og tidligere versjoner.

Endre en del av teksten med KI:

Alle de formelle dokumentene, som skatteattester og kredittvurdering, samles her. Cobrief KI leter i kunnskapsbasen din og legger ved det den finner.

Hvert formalkrav vises som et eget kort. Hvis Cobrief ikke finner et passende dokument automatisk, ser du likevel kravet i oversikten. Åpne kortet for å se detaljer som dokumenttype og dato, og trykk «Last opp formalia» for å legge ved riktig fil manuelt. Da kobles dokumentet til kravet og blir med når du eksporterer tilbudet.

Mange anbud kommer med maler som skal fylles ut, for eksempel for egenerklæringer, kravspesifikasjoner eller leverandøropplysninger. Her kan du arbeide med utkast til utfyllingen.

Viktig å vite:

Når du har sett over og justert informasjonen KI-en har fylt inn, trykker du på «Fyll ut og eksporter». Da tar Cobrief informasjonen og legger den pent inn i det originale malformatet, klar for nedlasting.

Trenger du en variant av en utfyllingsmal, kan agenten også lage en kopi for deg. Kopien dukker opp som en egen mal i Utfyllingsmaler, slik at du kan jobbe videre uten å endre originalen.

Trenger du en mer detaljert gjennomgang av mal-utfylling? Sjekk ut denne artikkelen

Øverst i tilbudsrommet finner du KI-grunnlag og KI-instrukser. Du kan også sette dette for et enkelt tekstdokument eller en utfyllingsmal. Åpne dokumentet og bruk feltene i egenskapene.

Legg til informasjon som gjelder dette tilbudet, for eksempel en avtale med en samarbeidspartner eller prosjektspesifikke opplysninger. KI-en kan også bruke kunnskapsbasen under Bibliotek.

Når det er lite plass, samles noen kilder bak en knapp som viser antallet og «mer». Trykk på den for å se alle kildene.

Bruk opplastingsknappen ved KI-grunnlag for å legge til kilder. Velg om nye filer skal lagres i kunnskapsbasen eller bare brukes her. Valget om å lagre i kunnskapsbasen er valgt som standard i opplastingsdialogen. Se over valget før du lagrer.

Kildene du legger i KI-grunnlaget, blir ikke automatisk vedlegg i tilbudet. Legg filer som skal leveres til kunden, inn som tilbudsfiler.

Her kan du gi spesifikke instrukser til KI-en for hvordan den skal utforme svarene i akkurat dette anbudet. Dette gir deg muligheten til å påvirke tonen og innholdet i de genererte tekstene.

Eksempler på instrukser kan være:

Endrede instrukser skriver ikke om eksisterende tekst av seg selv. Be agenten oppdatere den aktuelle besvarelsen, og kontroller resultatet.

Tekstdokument: Åpne dokumentet og endre tittelen øverst. Trykk utenfor tittelfeltet for å lagre navnet. Tittelen brukes når teksten eksporteres til Word.

Opplastet fil: Åpne menyen med tre prikker på filen og velg «Endre». Skriv ønsket navn i «Filnavn», og trykk «Lagre endringer». Filtypen beholdes.

KI-forslag er utkast. Teamet må kontrollere at tilbudet er riktig og komplett.

Når du har gått gjennom alle oppgavene i framdriftsplanen, er fornøyd med besvarelsene og har fått på plass alle nødvendige dokumenter, er du klar for siste steg.

Trykk «Eksporter tilbudsrom» for å laste ned en ZIP-fil. Eksporten kan inneholde:

Når du flytter et anbud med et tilbud til en status av typen Levert, spør Cobrief om du vil lagre tilbudet i kunnskapsbasen. Dialogen vises når tilbudet har dokumenter som kan lagres, og du har tilgang til å administrere tilbudet og kunnskapsbasen. Ingenting lagres automatisk.

Tekstdokumenter, utfylte maler og opplastede filer som ikke allerede ligger i kunnskapsbasen, er forhåndsvalgt. Fjern markeringen på det du ikke vil at KI-en skal bruke som kilde.

Velg navn og plassering for mappen, og trykk «Lagre N dokumenter», der N er antallet du har valgt. Dokumentene blir søkbare for KI-en og kan brukes som kilde i senere tilbud.

Åpne bildet i full størrelse

Velger du «Ikke nå», kan du lagre senere fra menyen med tre prikker øverst i tilbudsrommet. Velg «Lagre tilbudet i kunnskapsbasen» første gang. Senere viser menyen «Oppdater tilbudet i kunnskapsbasen». Cobrief bruker samme mappe og erstatter eldre kopier av dokumentene du velger på nytt.

Se gjennom de ferdige filene før du leverer.

Du finner lenkene til konkurranseplattformen under «Lenker til deltakelse». Følg innkjøperens leveringsinstrukser. Cobrief sender ikke inn tilbudet for deg.

Sjekk i god tid om du trenger en konto hos konkurranseplattformen.

Lykke til 😊