For at Cobrief-KI skal kunne generere gode anbudstekster, fylle ut dokumenter og finne fram formalia må KI-en ha tilgang til nødvendig informasjon om selskapet ditt. Det gjøres gjennom kunnskapsbasen.
Du finner kunnskapsbasen under «Bibliotek» i menyen. Biblioteket er tilgjengelig for administratorer og medlemmer. Bidragsytere ser det ikke, og bruker heller ikke KI-agenten. På gratisplanen er «Bibliotek» låst, og du må oppgradere for å bruke kunnskapsbasen. Les mer om roller og rettigheter.
Første gang du bruker agenten, kan du også laste opp tidligere tilbud, referanser og CV-er fra «Kom i gang»-listen. Filene legges direkte i kunnskapsbasen, og agenten forteller hva de kan brukes til.
Kunnskapsbasen er bygd opp på en lignende måte som Microsoft SharePoint og Google Drive, der du organiserer innholdet i mapper og filer. Du starter med å trykke «Ny…»-knappen, eller dra filer eller mapper rett inn i kunnskapsbasen.
Hva laster jeg opp?
Start med de mest relevante filene for neste anbud du skal jobbe med. Det er ofte bedre med færre filer men med høyere kvalitet og mye relevans, enn å mate KI-en med mest mulig informasjon.
KI-en kan bruke PDF-filer, Word-filer (.docx og .doc) og Excel-filer (.xlsx). Agenten kan også se på bilder (PNG, JPG og WebP). Andre filtyper, som PowerPoint (.pptx), eldre Excel-filer (.xls) og tekstfiler (.txt og .md), kan ikke KI-en bruke.
Når et tilbud er levert, kan du lagre utvalgte tekstdokumenter, utfylte maler og opplastede filer direkte fra tilbudsrommet. Cobrief samler dem i en egen mappe i kunnskapsbasen, slik at KI-en kan bruke erfaringene i senere tilbud. Se hvordan du lagrer tilbudet i kunnskapsbasen.
Tidligere anbudsbesvarelser gir KI-en eksempler på språket og stilen deres. Velg relevante besvarelser og salgspresentasjoner dere vil bruke som grunnlag.
Kompetanse og erfaring må dokumenteres for å kunne beskrive teamet og prosjektene på en overbevisende måte. Dette inkluderer CV-er for nøkkelpersonell, detaljerte referanseprosjekter og positive kundeuttalelser.
Selskapsdokumentasjon er de offisielle papirene som kreves for å vise at dere er en kvalifisert og pålitelig leverandør. Dette omfatter typisk skatteattester, firmaattest og relevante sertifiseringer som ISO eller Miljøfyrtårn.
Prosesser og metodikk forklarer hvordan dere jobber og sikrer kvalitet, noe som er essensielt for å svare på krav i anbud. Del derfor beskrivelser av HMS- og kvalitetsrutiner, samt modeller for prosjektstyring.
Kom i gang med et lite startsett
Du trenger ikke rydde hele dokumentarkivet før du begynner. Velg først materiale du trenger til det neste tilbudet:
Ett eller to tidligere tilbud med besvarelser dere vil gjenbruke.
Oppdaterte CV-er for personene dere vanligvis tilbyr.
Noen relevante referanseprosjekter med leveranse, tidspunkt og rolle tydelig beskrevet.
Gjeldende selskapsinformasjon, sertifikater og beskrivelser av hvordan dere jobber.
Les raskt gjennom filene før du laster dem opp. Ta ut gamle priser, utløpte attester og påstander dere ikke lenger kan dokumentere. Behold originalarkivet der det er. Last opp et utvalg til Cobrief, og utvid når dere oppdager et konkret behov.
Et eksempel på mappestruktur
Opprett mapper under Bibliotek → Kunnskapsbase. Dette er et forslag dere kan tilpasse:
Om selskapet: gjeldende selskapsbeskrivelse og tjenesteoversikt.
CV-er: én oppdatert CV per person.
Referanseprosjekter: ett dokument per prosjekt, med årstall i navnet.
Metoder og kvalitet: gjeldende rutiner og metodebeskrivelser.
Tidligere tilbud: én mappe per tilbud dere vil gjenbruke.
Formalia: attester og sertifikater, med gyldighetsdato i filnavnet når det er relevant.
Bruk navn som «Referanse, skoleprosjekt, 2025» og «CV, prosjektleder, september 2026». Da blir det lettere å velge riktig kilde.
En mappe kalt «Arkiv» gjør ikke gamle filer utilgjengelige for KI-en. Oppbevar utgått materiale utenfor kunnskapsbasen hvis det ikke skal brukes som kilde.
Gjør hvert dokument lett å bruke
Bruk tydelige overskrifter og samle opplysninger som hører sammen. Et referanseprosjekt kan for eksempel ha disse delene:
Prosjekt og kunde: navn, tidsperiode og hvem som kan bekrefte leveransen.
Hva vi leverte: omfang, fagområder og vårt ansvar.
Hvordan vi jobbet: metode, bemanning og samarbeid.
Resultater: konkrete resultater dere kan dokumentere.
Begrensninger: opplysninger som må oppdateres eller avklares før gjenbruk.
Bruk tilsvarende faste overskrifter i CV-er: rolle, kompetanse, utdanning og relevante prosjekter. Skill fakta fra forslag til formuleringer. Marker datoen for siste faglige gjennomgang i dokumentet.
Dette er en anbefalt arbeidsmåte, ikke et krav om en bestemt mal eller et bestemt antall sider.
Prøv grunnlaget før du legger til mer
Be agenten finne erfaring som passer til et konkret krav. Åpne kildene den viser til, og sjekk svaret. Mangler det noe, legg til eller oppdater akkurat den informasjonen. Mapper hjelper dere å holde orden, men erstatter ikke kontroll av innholdet.
La agenten organisere filene
Du kan be agenten om å rydde i kunnskapsbasen. Agenten kan:
opprette mapper,
flytte og gi nytt navn til filer og mapper, og
flytte et vedlegg fra chatten til kunnskapsbasen, også mens filen blir klargjort.
Beskriv ønsket resultat, for eksempel: «Opprett mappen Referanseprosjekter 2026, og flytt alle referanseprosjektene fra 2026 dit.» Kontroller filnavnene og plasseringen etterpå.
Agenten kan ikke slette, redigere eller kopiere filer i kunnskapsbasen. Gjør slike endringer direkte under Bibliotek → Kunnskapsbase.
Tips og triks
Noen viktige funksjoner å vite om er:
Trykk på en fil eller mappe for å markere den.
Hold inne Cmd/Ctrl for å markere flere filer, eller bruk Shift for å markere en rekke.
Trykk på navnet til en mappe eller dobbeltklikk på raden for å åpne den.
Trykk på navnet til en fil eller dobbeltklikk på raden for å se en forhåndsvisning.
Trykk og dra filer eller mapper for å flytte de mellom mapper.
Marker flere rader og bruk verktøylinjen for å eksportere, flytte eller slette alle.
