Utfylling av maler
Når agenten har laget førsteutkast, ser du en mappe kalt Utfyllingsmaler i Tilbudsrommet hvis konkurransegrunnlaget har maler som skal fylles ut. Her kan agenten lage utkast for Word- og Excel-maler som følger konkurransegrunnlaget og krever utfylling. Du kan også opprette en utfyllingsmal selv fra en Word- eller Excel-fil du laster opp i tilbudsrommet.
Slik fungerer det:
Åpne tilbudsrommet: Gå til Tilbudsrom fra anbudets sidemeny. Bruk «Lag førsteutkast» når du vil at agenten skal hjelpe med besvarelsene.
Finn malen: Åpne Utfyllingsmaler i tilbudsrommet. Du kan også opprette en egen mal som beskrevet nedenfor.
Rediger og tilpass: Åpne et dokument for å se det utfylte utkastet. Her kan du enkelt redigere teksten, og om nødvendig regenerere hele eller deler av innholdet.
Last ned ferdig utfylt mal: Når du er fornøyd med innholdet, trykker du på «Fyll ut og eksporter». Cobrief fyller da inn dine endringer i innkjøperens originale Word-mal eller Excel-maler, i originalformatet. Åpne filen og kontroller innhold og formatering før levering.
Fordel feltene som deloppgaver
Hvert tekstfelt i en mal er en deloppgave under oppgaven for hele malutfyllingen. Du kan sette status, ansvarlig og frist på hvert felt. Da kan flere jobbe i samme mal uten å miste oversikten over hvem som gjør hva.
Øverst i malen ser du hvor mange deloppgaver som er ferdige. Du kan også filtrere feltene på status og ansvarlig.
Når du tildeler en deloppgave til en kollega, får personen et aktivitetsvarsel. Deloppgaven vises også under Oppgaver → Mine oppgaver. Oppgaven for hele malen viser fremdriften samlet.
Opprett en utfyllingsmal selv
Hvis du har en egen mal som ikke ligger i konkurransegrunnlaget, kan du legge den inn direkte i Tilbudsrommet:
Trykk «+ Ny…» øverst til høyre i Tilbudsrommet.
Velg «Opprett utfyllingsmal».
Last opp Word- eller Excel-filen du vil fylle ut.
Trykk «Opprett mal». Cobrief finner feltene som skal fylles ut og åpner malen når den er klar.
Filer du laster opp her brukes som kilde for akkurat denne malen. De blir ikke automatisk lagt i kunnskapsbasen.
Lag en kopi av en utfyllingsmal
Hvis du trenger flere varianter av samme mal, kan du be agenten kopiere en utfyllingsmal i Tilbudsrommet. Det er nyttig når du vil teste en alternativ besvarelse, lage én versjon per delområde eller beholde originalen urørt mens du prøver noe nytt.
Kopien blir en ny mal under Utfyllingsmaler med samme felter som originalen, men den kan redigeres og eksporteres uavhengig. Vil du slette en mal, gjør du det fortsatt fra Tilbudsrommet.