Pipelinen viser hvor anbudene deres er i prosessen, fra de lander i innboksen til de er vunnet, tapt eller avlyst. Med egne statuser kan du tilpasse stegene slik at de speiler måten akkurat dere jobber på, for eksempel ved å legge til en status som «I forhandling» eller «Til godkjenning».
Statusene er felles for hele arbeidsområdet, så alle kollegene dine ser de samme stegene i pipelinen.
Det er kun administratorer som kan opprette og endre statuser. Alle i arbeidsområdet kan flytte anbud mellom statusene som finnes. Les mer om roller og rettigheter.
Åpne statusinnstillingene
Trykk på meny-ikonet nederst til venstre for å åpne innstillingene, og velg «Pipeline-statuser» under «Arbeidsområde».
Du kan også åpne samme innstilling direkte fra Pipeline: finn statuslisten i sidepanelet og trykk «Rediger statuser» nederst. Knappen vises bare for administratorer og tar deg rett til pipeline-statusene.
Her ser du alle statusene som finnes i pipelinen i dag, sortert i den rekkefølgen de vises. Hver status har et navn og en kategori.
Forstå kategorier
Hver status hører til en kategori. Kategorien bestemmer hvor statusen havner i pipelinen og hvordan anbudene teller i rapportene deres. Du kan ha flere statuser i samme kategori.
Kategoriene du kan velge mellom er blant annet:
Vurdering – anbud som vurderes for deltakelse.
Under arbeid – anbud det aktivt jobbes med.
Levert – tilbud som er levert og venter på utfall.
No-go – anbud dere har valgt å ikke delta på.
Vunnet, Tapt og Kansellert – resultatet av konkurransen.
«Innboks» og «Skjult» er systemstatuser. De er faste, og kan verken endres, flyttes eller arkiveres.
Legg til en ny status
Trykk «Legg til status».
Gi statusen et navn, for eksempel «I forhandling».
Velg et ikon som gjør statusen lett å kjenne igjen.
Velg en kategori som beskriver hvordan systemet skal håndtere statusen.
Trykk «Opprett».
Den nye statusen legger seg i pipelinen med én gang, klar til bruk.
Endre eller flytt en status
Trykk «Rediger» på en status for å endre navnet eller ikonet.
Bruk «Flytt opp» og «Flytt ned» for å endre rekkefølgen statusene vises i pipelinen.
Arkivér en status
Trenger du ikke en status lenger, kan du arkivere den med «Arkivér».
Før du kan arkivere en status, må alle anbud som ligger på den flyttes til en annen status – ellers stoppes handlingen. Du kan heller ikke arkivere systemstatuser, eller den siste gjenværende statusen i en kategori.
Slik bruker dere statusene
Når statusene er på plass, flytter dere anbud mellom dem etter hvert som de beveger seg gjennom prosessen. Det gjør dere ved å dra anbudskortet til en annen kolonne i pipelinen, eller ved å velge ny status fra anbudet.
Slik får hele teamet den samme, oppdaterte oversikten over hvor hvert anbud står.
Når Cobrief flytter anbud automatisk
Noen ganger trenger dere ikke flytte anbudet selv. Cobrief følger resultatkunngjøringene fra Doffin og TED, sammenligner organisasjonsnummeret deres med leverandørene som er kunngjort, og oppdaterer statusen når konkurransen er avgjort. Kontrollen kjører flere ganger i døgnet.
Vunnet: Står organisasjonsnummeret deres oppført som vinner i en kunngjort tildeling, flytter Cobrief anbudet til den første statusen i kategorien Vunnet – uansett hvilken status det stod i før.
Tapt: Kunngjøringen navngir andre vinnere, og anbudet står i Levert. Da flyttes det til den første statusen i kategorien Tapt. Står anbudet i Vurdering eller Under arbeid, flyttes det ikke – da rakk dere kanskje aldri å levere.
Avlyst: Ved en offisiell avlysningskunngjøring flyttes anbud dere har startet på – fra Vurdering, Under arbeid eller Levert – til den første statusen i kategorien Kansellert. Anbud i Innboks, No-go eller Skjult flyttes ikke.
Vinner dere en konkurranse som aldri har ligget i pipelinen, legges den inn som Vunnet når tildelingen kunngjøres. Slik får dere også med kontrakter dere ikke fulgte opp i Cobrief underveis.
Valget deres står. Når et anbud først har havnet på Vunnet eller Tapt, endrer ikke Cobrief statusen igjen – heller ikke om en senere kunngjøring sier noe annet. Flytter du et anbud ut av Kansellert, blir det liggende der du satte det.
Automatikken kjenner dere igjen på organisasjonsnummeret i kunngjøringen. Vinner dere gjennom et datterselskap med et annet organisasjonsnummer, eller er det en partner som står oppført som leverandør, må dere registrere resultatet selv.
Registrer resultatet
Når du flytter et anbud til Vunnet, Tapt eller Avlyst, åpnes «Registrer resultat». Alt er valgfritt, så du kan hoppe over og fylle inn senere.
For et vunnet anbud kan du registrere kontraktsverdi og en kommentar.
For et tapt anbud kan du velge tapsårsak og legge inn en kommentar.
Du kan laste opp tildelingsbrev, innsyn i konkurrentenes tilbud og andre resultatdokumenter. Cobrief kjenner igjen dokumenttypen automatisk.
Resultatregistrering og opplasting av resultatdokumenter krever en betalt plan.
Etter lagring finner du opplysningene under Resultat på anbudet. Der kan du redigere utfallet og legge til eller fjerne dokumenter. Under Pipeline → Resultater får teamet en samlet oversikt over vunne og tapte anbud, inkludert vanligste tapsårsak når dere har registrert nok resultater.