Cobrief bruker informasjon om bedriften din for å vite hvilke anbud du skal se. Første gang du registrerer en konto velger du hvilket selskap du representerer, og Cobrief foreslår tjenesteområder, en samling av innkjøpskoder (CPV-koder) som mange innkjøpere bruker innenfor det dere leverer.
Pipelinen i Cobrief
Selskapet får sin egen pipeline der alle relevante anbud samles og følges fra første treff til endelig resultat. I venstre sidemeny finner du følgende steg:
Innboks: Nye anbud som matcher søket ditt og venter på en første titt.
Vurderes: Anbud du har lagt til side for nærmere vurdering.
Go: Anbud dere har bestemt dere for å levere på.
Under arbeid: Tilbud som skrives akkurat nå.
Levert:Tilbud som er sendt inn og venter på resultat.
Resultater: Vunnet og tapt.
No-go: Anbud dere har takket nei til med en kommentar.
Skjult: Anbud du har gjemt fra innboksen uten å begrunne.
Når du finner et relevant anbud i innboksen, flytter du det videre i pipelinen ved å trykke «Flytt til vurdering» eller «Marker som Go». Vil du fjerne et anbud fra innboksen, trykker du «Skjul» eller «Marker som No-go».
Anbud i No-go og Skjult er ikke borte, du kan alltid åpne dem igjen fra sidemenyen og flytte dem tilbake i pipelinen.
Tre måter å se anbudene på
Øverst på siden kan du veksle mellom tre visningsmoduser:
Kort: kompakte anbudskort med nøkkelinfo, godt egnet til å bla gjennom innboksen.
Liste: tabellvisning med sortering på relevans, frist, publiseringsdato eller verdi.
Tavle: kanban-visning der hver kolonne er et pipeline-steg. Dra og slipp for å flytte anbud mellom stegene.
Oppe til høyre på hvert anbud finner du relevansepoengene. Det er en poengsum som sier hvor godt anbudet matcher selskapets anbudssøk.
Få hjelp av KI-agenten
Trykk på Agent i venstre sidemeny for å chatte med Cobrief KI. Agenten kan oppsummere en konkurranse, finne krav og frister i konkurransedokumentene, sammenligne anbud opp mot tidligere besvarelser dere har lastet opp i Biblioteket, og automatisk sette opp tilbudsstrukturen for et anbud dere har sagt «Go» til. Du kan også legge ved filer direkte i chatten for å stille spørsmål om dem.
Bli varslet om nye konkurranser
Få informasjon om nye anbud med en gang de lyses ut ved å sette opp anbudsvarsler. Som standard får den personen som registrerte seg i Cobrief anbudsvarsler på e-post en gang hver ukedag. Dette kan du justere ved å trykke på «Varsler» i innstillinger.
For å legge til flere e-poster i varslene kan du opprette en ny varsel.
Trykk «Opprett ny varsel».
Deretter velger du kanal du vil varsles i (2). Har du Slack kan Cobrief sende en melding til en felles Slack-kanal.
Velg hvem som skal motta e-postvarsel dersom du har valgt e-post som kanal.
Velg når du skal varsles. Alle varsles sendes ut klokken 7 om morgenen, unntatt sanntidsvarsler som sendes når konkurransen utlyses på Doffin.
Når du har opprettet en ny varsel kan du slette den gamle for å unngå å varsles dobbelt.
Tilpass filtreringen
Vil du ha full kontroll på anbudssøket ditt kan du trykke på selskapsnavnet og velge «Søkeoversikt».
Merk: For å sikre at bedriftens søkeprofil holdes ryddig og konsistent, er det kun brukere med rollen Administrator som kan sette opp og gjøre endringer på anbudssøket.
Herfra kan du tilpasse følgende filtre:
Innkjøpskoder - Når innkjøpere lyser ut nye anbud velger de mellom et sett av over 9 400 standariserte CPV-koder. Her kan du velge hvilke koder Cobrief skal vise deg anbud for.
Nøkkelord - Når en utlysning inneholder et av nøkkelordene du har valgt i sin beskrivelse eller tittel vil Cobrief vise deg anbudet.
Innkjøpere - Velg spesifikke innkjøpere du ønsker å motta eller ikke motta varsler for.
Anbudsfaser - Velg om du vil varsles også om planleggingsfaser, slik at du kan forberede deg på viktige fremtidige anbudskonkurranser.
Land: Velg ett eller flere land du vil ha konkurranser fra. Internasjonale varsler er gratis tilgjengelig på Pro-planen i en begrenset periode.
Sted for gjennomføring - Velg en eller flere regioner du kan gjennomføre anbudsleveranser for å begrense søket ditt. Utlysninger som ikke er stedsbundet kan gjennomføres fra hele landet.
Relevansepoeng - Alle filtrerene fra 1-4 vil påvirke hvilken relevansepoeng anbudet får, både deres spesifisitet og antall treff. Med dette filteret kan du kun varsles om anbud som har poengsum.
De to viktigste filtrene er innkjøpskoder (1) og nøkkelord (2).
Innkjøpskoder
Fra innkjøpskoder kan du søke opp spesifikke koder, og treffene vil vises uthevet. Innkjøpskoder er bygget opp i en trestruktur, der antall bokstaver i koden sier hvor spesifikk koden er. Generelt vil kodene øverst i treet gi flest treff og dermed også mest støy.
Når du velger innkjøpskoder vil Cobrief foreslå andre koder som ofte blir brukt av innkjøpere sammen med koden du valgte. Dette er en god måte å finne nye relevante koder for din bedrift.
Nederst ved lagre-knappen kan du se antall treff søket ditt vil gi, noe som ofte er en god indikasjon på om søket ditt er for smalt eller bredt. Det er anbefalt å ha mellom 5 og 20 treff i uken, avhengig av hvor stort område dere leverer på.
Tips: Se på endring i antall ukentlige treff når du velger en kode for å unngå for brede innkjøpskoder.
Nøkkelord
Utlysningene har ikke alltid de mest riktige innkjøpskodene, og det er derfor nyttig å bruke nøkkelord for å sikre seg at du fortsatt blir varslet om anbudene. I tillegg vil nøkkelordene innvirke positivt på relevansepoengene, som er veldig nyttig om du bruker et filter på relevansepoeng i tillegg.
Du finner nøkkelordene ved å trykke på «Nøkkelord»i menyen til venstre.
Herfra foreslår Cobrief relevante nøkkelord basert på innkjøpskodene du har valgt, men du kan også skrive inn egne nøkkelord ved å skrive inn i tekstfeltet og trykke «Legg til».
Det er anbefalt å velge nøkkelord som er bransjespesifikke, slik at du unngår varsler på tvers av alle bransjer.
Eksempel på gode koder i dette eksempelet er «markedsføring», «grafisk design», «visuell identitet» og «typografi», mens dårlige eksempler kan være «ledelse», «konsultasjon» og «rådgivning».
Optimaliser anbudssøket over tid
Det er vanskelig å få et perfekt anbudssøk fra start, så dette er noe du kan gjøre kontinuerlig den første tiden du bruker Cobrief. Vi anbefaler å gjøre dette via relevansepoengene.
Ser du et anbud som ikke er relevant, trykker du på relevansepoengene oppe til høyre på kortet, og fjerner koden som matchet anbudet. Derfra kan du se alle konkurranser som vil fjernes fra søket ditt ved å fjerne den koden. Endringer i anbudssøket ditt lagres og oppdaterer søket på hele arbeidsområdet.
Dette gjelder også for anbud som er relevant, men som har en lav poengsum. Da kan du trykke på relevansepoengene for å se hvilke koder innkjøperen har valgt som du ikke har i søket ditt, og legge til disse ved å trykke pluss-knappen.
Cobrief vil også foreslå koder du kan fjerne ettersom du skjuler anbud, slik at du enkelt kan fjerne støy når du tømmer innboksen din.
