Når du har funnet et anbud som ser interessant ut, åpner du det for å finne ut om dere skal gi tilbud. Du kommer da til briefen. Den skal hjelpe deg å svare raskt på ett spørsmål: Skal dere gi tilbud?

Øverst ser du fristen, hvordan tilbudene vurderes og hva slags konkurranse det er. Rett under kommer sammendraget, svarene på deres egne vurderingskriterier og knappene dere bruker for å bestemme dere. Detaljene ligger lenger ned, og du åpner dem når du trenger dem.

Skal dere melde interesse hos konkurranseplattformen, bruker du lenken «Meld interesse» under briefen. Den åpner plattformen i en ny fane.

Står et av faktaene ikke i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, vises det ikke.

Briefen er et kort sammendrag av konkurransen. Cobrief lager den fra kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Merkene i teksten viser hvor en opplysning er hentet fra. Trykk på et merke, så åpnes dokumentet med avsnittet markert.

Øverst til høyre ser du hvor godt anbudet passer dere: «Sterk match», «Mulig match» eller «Svak match». Trykk på den for å se hvorfor.

Under briefen kan du spørre agenten om anbudet. Du kan skrive selv eller velge et av forslagene, for eksempel «Passer dette anbudet for oss?» eller «Lag avklaringsspørsmål til oppdragsgiver».

Under «Egne vurderingskriterier» svarer Cobrief på spørsmålene dere selv har satt opp for å vurdere anbud. Ja/nei-spørsmål får «Ja», «Nei», «Kanskje» eller «Uklart».

Trykk på et spørsmål for å se mer. Der kan du endre kriteriet. Er svaret «Kanskje» eller «Uklart», kan du også be agenten finne svaret i kunnskapsbasen deres.

Har dere ikke lagt inn kriterier ennå, kan du laste opp bid/no-bid-skjemaet deres eller be Cobrief foreslå kriterier. Vil du endre kriteriene senere, trykker du «Tilpass» eller åpner Bibliotek → Vurderingskriterier.

Lenger ned ligger detaljene. Hver del kan åpnes og lukkes:

Når du åpner et krav eller et kriterium, ser du hvor det er hentet fra, for eksempel «Fra konkurransegrunnlaget». Har Cobrief ikke funnet kilden, står det også. Da bør du sjekke kravet mot konkurransegrunnlaget selv.

Bruker dere Flowcase, ser du CV-er og referanseprosjekter som passer kravene, rett under kvalifikasjonskravene.

#

I venstre sidemeny finner du fem hoveddeler:

I sidemenyen ser du også tidslinjen med fristene, hvem som er ansvarlig, og statusen til anbudet. Du kan hoppe mellom delene uten å miste konteksten i anbudet.

Når du åpner anbudet, henter Cobrief tilgjengelige dokumenter og starter tolkningen automatisk. Briefen, tidslinjen og oppgavene fylles ut fortløpende.

På gratisplanen har du én full brief i måneden, og den starter ikke av seg selv. Du velger selv hvilket anbud den skal brukes på ved å trykke «Lag brief» i briefen, eller ved å laste opp konkurransegrunnlaget.

Har oppdragsgiver ikke lagt ved dokumenter, viser briefen en rolig linje: «Oppdragsgiver har ikke lagt ved dokumenter.» Lenken heter «Se i …», for eksempel «Se i Mercell». Du kan laste opp selv med Last opp selv. Dette er vanlig på planlagte anskaffelser og resultater, og er ikke en feil.

Klarer Cobrief ikke å hente dokumenter som skal være der, viser briefen feltet «Last opp konkurransegrunnlaget». Trykk «Hent fra …», for eksempel «Hent fra Mercell», for å åpne plattformen. Har dere ikke bruker der, finner du ofte «Hent uten innlogging» rett under.

Dra så filene inn på siden, eller trykk «Velg filer». Cobrief begynner å lese dokumentene med en gang.

Når grunnlaget er tilgjengelig, tolker Cobrief dokumentene automatisk. Mens det pågår, ser du hvor langt Cobrief har kommet, for eksempel «Analysert 3 av 8 vedlegg». Først blir briefen fullstendig. Deretter fylles kvalifikasjonskravene, tildelingskriteriene og kontraktsvilkårene ut. Frister som ikke var med i utlysningen, dukker også opp i tidslinjen. Den automatiske briefen bruker ikke arbeidsområdets KI-kapasitet.

Hvis enkelte dokumenter ikke kan leses med en gang, fullfører Cobrief resten av analysen og prøver dokumentene på nytt automatisk. Da ser du en kort melding i briefen.

Eldre Word-filer i .doc-format konverteres også. Tegninger og andre filtyper Cobrief ikke kan lese, blir liggende i fillisten uten å stoppe resten av analysen.

Har du allerede konkurransegrunnlaget, kan du dra filene rett inn på briefen. Da lastes de opp, og tolkningen starter med en gang.

Åpne Konkurransegrunnlag i venstre sidemeny for å se alle dokumentene som er lastet opp. Trykk på et dokument for å lese det i Cobriefs forhåndsvisning.

Nye Word- og PDF-dokumenter vises med layouten fra originalen, blant annet tabeller, bilder, skrifttyper og marger. Bruk zoomkontrollene øverst til høyre for å tilpasse visningen. For PDF-er kan du trykke «Vis PDF» for å åpne original-PDF-en.

Hold musepekeren over dokumentet for å få opp zoomknappene øverst til høyre: «Zoom inn», «Zoom ut» og «Tilpass til bredden». Du kan også zoome med Ctrl eller Cmd og musehjulet, eller med to fingre på styreflaten. Er dokumentet en PDF, kan du trykke «Vis PDF» i linjen over dokumentet for å se den opprinnelige PDF-en, og «Vis dokumentet» for å gå tilbake.

Eldre Word- og PDF-dokumenter vises i en forenklet tekstvisning. Det samme gjelder Excel-filer, og figurer i Excel vises ikke.

Du vil også finne ferdige markeringer med oppgaver som Cobrief-KI har trukket ut av dokumentene. Dette kan være formalia du skal levere, problemstillinger du skal besvare eller dokumenter du skal fylle ut.

Under Oppgaver i venstre sidemeny finner du oppgavene samlet. Før tilbudet er opprettet, vises de som utkast. Etter opprettelsen kan du blant annet sette ansvarlig, frist og status. Les om oppgaveutkast og tildeling.

Trykk på oppgaven for å se en forklaring på oppgaven, og bruk sitat-ikonet for å se hvor oppgaven er hentet fra i konkurransegrunnlaget.

Har dere bestemt dere for å gi tilbud, trykker du «Opprett tilbud». Knappen står under «Skal dere gi tilbud?» i briefen og øverst på siden. Den vises når konkurransegrunnlaget er lastet opp.

Cobrief oppretter da tilbudet. Står anbudet i innboksen eller i vurderingsfasen, flyttes det til arbeidsfasen i Pipeline. Står det allerede i en senere fase, beholder det statusen. Har Cobrief hentet ut oppgavene fra dokumentene, begynner agenten på et førsteutkast med en gang, og du kommer til tilbudsrommet. Når tilbudet er i gang, heter knappen «Fortsett med tilbudet».

Du kan også lage førsteutkastet fra tilbudsrommet. Åpne Tilbudsrom i sidemenyen og trykk «Lag førsteutkast».

«Opprett tilbud» har tatt over for «Gå til tilbudsrom». Knappen oppretter tilbudet og starter førsteutkastet i samme slag. Tilbudsrommet åpner du alltid fra sidemenyen.

Under «Fra kunngjøringen», nederst i briefen.

Knappene bruker statusene i arbeidsområdet deres. Har dere gitt No-go eller Vurderes et annet navn, ser du det navnet.

Spørsmålet vises ikke når konkurransen er tildelt eller avlyst, eller når anbudet har en avsluttet status som Vunnet, Tapt eller Skjult. Du må også ha tilgang til å endre anbud. På gratisplanen er beslutningen ikke med.

Du ser nøkkelfaktaene, briefen, kravene, kriteriene og kontraktsvilkårene. Beslutningen, «Opprett tilbud», «Aktivitet» og «Tidligere vinnere» krever et betalt abonnement. Det gjør også svarene på egne vurderingskriterier og matchen.

Sender du en lenke til et anbud til noen som ikke er logget inn i Cobrief, ser de en enklere versjon av siden.