Når du har funnet et anbud som ser interessant ut må du gjøre et dypdykk i dokumentene for å se om dere skal skrive et tilbud. I Cobrief gjør du dette fra vurderingssiden til anbudet.
Det viktigste om konkurransen
Først ser du en oppsummering av konkurransen fra Cobrief, basert på utlysningen.
Du kan lese innkjøperens anbudsbeskrivelse ved å klikke på «Oppdragsbeskrivelse».
Tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav er oppgitt hvis de er inkludert i utlysningen. Hvis ikke, last opp konkurransegrunnlaget for å hente denne informasjonen.
Tidligere kontraktsvinnere viser hvem som vant forrige kontrakt i lignende konkurranser. Klikk på vinnerens navn for å se alle konkurranser selskapet har vunnet.
Cobrief viser konkurransens tidslinje på venstre side, med fokus på neste frist.
Naviger i anbudet
I venstre sidemeny finner du fire hoveddeler:
Brief: oppsummering, tildelingskriterier, krav og tidslinje.
Konkurransegrunnlag: dokumentliste og forhåndsvisning av filene du har lastet opp.
Oppgaver: KI-uttrukne oppgaver med status.
Tilbudsrom: tilbudsdokumenter og utfyllingsmaler når du har laget førsteutkast.
Du kan hoppe mellom delene uten å miste konteksten i anbudet.
Hent eller last opp konkurransegrunnlaget
På mange offentlige anbud har Cobrief allerede funnet konkurransegrunnlaget hos Artifik, Mercell, TendSign eller EU-Supply. Da ser du meldingen «Vi har funnet konkurransegrunnlaget», og kan trykke «Start vurdering av anbudet» for å hente dokumentene inn og starte tolkningen med én gang.
Hvis Cobrief ikke har funnet dokumentene automatisk, trykker du på «Hent konkurransegrunnlaget» for å åpne kilden oppdragsgiveren har oppgitt.
Det varierer hvilken konkurranseplattform som brukes av de ulike innkjøperne. I dette tilfellet er det Mercell, og du henter dokumentene direkte via lenken (1), eller den alternative nedlastingslenken (2).
Når dokumentene er lastet ned, kan du trykke på (3) «Last opp», eller trekke dokumentene inn på skjermen.
Hva skjer med statusen i Pipeline?
«Start vurdering av anbudet» starter tolkningen av konkurransegrunnlaget. Knappen endrer ikke en eksisterende Pipeline-status i seg selv. Du kan endre statusen når du vil vise teamet hvor anbudet er i prosessen.
Manuell opplasting er et eget steg: Laster du opp konkurransegrunnlag på et anbud i innboksen, flyttes det til vurderingsfasen. Senere faser beholdes.
Cobrief tolker konkurransegrunnlaget
Når grunnlaget er lastet opp vil Cobrief automatisk starte tolkningen av dokumentene. Først genereres det en utvidet brief. Deretter fylles det ut informasjon om tildelingskriteriene, kvalifikasjonskrav, tilbudets utforming og kontraktsvilkår. Frister som ikke var med i utlysningen vil også dukke opp i tidslinjen.
Merk at dersom du allerede har konkurransegrunnlaget kan du trekke inn filene direkte på vurderingssiden, så vil de lastes opp i Cobrief og tolkningen vil starte umiddelbart.
Les gjennom dokumentene
Åpne Konkurransegrunnlag i venstre sidemeny for å se alle dokumentene som er lastet opp. Trykk på et dokument for å lese det i Cobriefs forhåndsvisning.
Nye Word- og PDF-dokumenter vises med layouten fra originalen, blant annet tabeller, bilder, skrifttyper og marger. Bruk zoomkontrollene øverst til høyre for å tilpasse visningen. For PDF-er kan du trykke «Vis PDF» for å åpne original-PDF-en.
Hold musepekeren over dokumentet for å få opp zoomknappene øverst til høyre: «Zoom inn», «Zoom ut» og «Tilpass til bredden». Du kan også zoome med Ctrl eller Cmd og musehjulet, eller med to fingre på styreflaten. Er dokumentet en PDF, kan du trykke «Vis PDF» i linjen over dokumentet for å se den opprinnelige PDF-en, og «Vis dokumentet» for å gå tilbake.
Eldre Word- og PDF-dokumenter vises i en forenklet tekstvisning. Det samme gjelder Excel-filer, og figurer i Excel vises ikke.
Når Cobrief har hentet dokumentet automatisk, vises kilden øverst i dokumentleseren. Trykk på kilden for å åpne originalen hos konkurranseplattformen eller laste ned originaldokumentet.
I dokumentet kan du lese innholdet og markere viktige deler. Cobrief har mange ferdig funksjoner du kan bruke på innholdet, f.eks å forklare ukjente ord, eller å hente ut informasjon fra dokumentene.
Egne vurderingskriterier
Åpne Bibliotek → Vurderingskriterier for å legge inn spørsmål teamet bruker når dere vurderer om dere skal delta. Du kan også be agenten vise eller endre kriteriene.
Hvilket språk brukes?
Språkvalget under Din profil styrer menyer og knapper. Det oversetter ikke en eksisterende brief eller oppgaveliste. Vil du ha en forklaring på et annet språk, åpne agenten og be om det, for eksempel: «Oppsummer dette anbudet på norsk.»
Oppgaver
Du vil også finne ferdige markeringer med oppgaver som Cobrief-KI har trukket ut av dokumentene. Dette kan være formalia du skal levere, problemstillinger du skal besvare eller dokumenter du skal fylle ut.
Under Oppgaver i venstre sidemeny finner du oppgavene samlet. Før tilbudet er opprettet, vises de som utkast. Etter opprettelsen kan du blant annet sette ansvarlig, frist og status. Les om oppgaveutkast og tildeling.
Trykk på oppgaven for å se en forklaring på oppgaven, og bruk sitat-ikonet for å se hvor oppgaven er hentet fra i konkurransegrunnlaget.
Lag førsteutkast
Ønsker du å svare på anbudet er neste steg å lage et førsteutkast i Cobrief. Åpne Tilbudsrom i sidemenyen og trykk «Lag førsteutkast». Når et tilbud opprettes fra innboksen eller vurderingsfasen, flyttes anbudet til arbeidsfasen i Pipeline. Hvis anbudet allerede er i en senere fase, beholder det statusen.
