Oppgaver hjelper deg å holde kontroll på det som må gjøres i anbudsarbeidet. Cobrief kan hente ut oppgaver fra konkurransegrunnlaget, og du kan også opprette egne oppgaver for teamet ditt.
Finn oppgavene dine
Gå til Oppgaver i hovedmenyen for å se oppgaver på tvers av arbeidsområdet. Som standard åpnes Mine oppgaver, der du ser oppgaver som er tildelt deg.
Vil du se alt teamet jobber med, bytter du til Alle oppgaver i sidemenyen.
Vil du se fristene samlet? Les om å bruke kalenderen og eksportere frister.
Filtrer og bytt visning
På Oppgaver-siden kan du filtrere på blant annet:
Anbud
Tildelt
Status
Anbudsfase
Dokumenttype
Du kan også bytte mellom Liste og Tavle. Liste gir en kompakt oversikt, mens Tavle lar deg jobbe etter statusene Ikke startet, Under arbeid og Ferdig.
Oppgaver inne i et anbud
Når du står på et anbud, finner du oppgavene under Oppgaver i sidemenyen. Her ser du oppgavene som hører til akkurat dette anbudet, sammen med status, ansvarlig og hvor oppgaven er hentet fra.
Klikk på en oppgave for å se mer informasjon, endre status, legge inn kommentarer eller knytte oppgaven til en besvarelse i tilbudsrommet.
Hvorfor kan jeg ikke tildele en oppgave?
Før tilbudet er opprettet, viser Cobrief oppgaveutkast fra konkurransegrunnlaget. Utkastene beskriver det som skal leveres. De har ennå ikke felter for ansvarlig og frist.
Du kan gå videre på to måter:
Åpne Tilbudsrom. Har dere tilgang til tilbudsrommet, oppretter Cobrief tilbudet hvis det mangler. Dere kan deretter velge «Lag førsteutkast» for å få hjelp med besvarelsene.
Trykk «Ny oppgave» under Oppgaver hvis dere vil opprette en egen oppgave først. Cobrief oppretter da tilbudet før oppgavedialogen åpnes. Du trenger ikke generere et førsteutkast.
Når tilbudet er opprettet og uttrekket fra konkurransegrunnlaget er klart, blir utkastene vanlige oppgaver. Åpne en oppgave for å velge ansvarlig og frist.
Opprettelsen flytter anbud fra innboksen eller vurderingsfasen til arbeidsfasen i Pipeline. En senere fase beholdes. Hvis oppgavene fortsatt ikke blir klare, se etter en feilmelding eller et varsel om KI-kapasitet. Kontakt support hvis du står fast.
Hvorfor er antall oppgaver og dokumenter forskjellig?
En oppgave beskriver arbeid som skal gjøres. Et dokument er en besvarelse eller fil i tilbudsrommet. Derfor trenger ikke tallene være like:
En oppgave kan mangle dokumenter fordi ingen har laget besvarelsen ennå.
En oppgave kan ha flere tilknyttede dokumenter eller filer.
Et dokument eller en fil kan ligge i tilbudsrommet uten å være knyttet til en oppgave.
En utfyllingsmal kan ha mange deloppgaver, selv om den eksporteres som én fil.
Antall dokumenter i konkurransegrunnlaget gjelder innkjøperens filer. Det er ikke antall besvarelser dere skal levere.
Bruk oppgavene for å følge arbeidet og dokumentoversikten for å kontrollere leveransen. Et antall alene sier ikke om tilbudet er komplett. Hvis agenten oppgir et annet tall, be den liste dokumentene den teller. Sammenlign listen med oversikten i tilbudsrommet.
Deloppgaver i utfyllingsmaler
Når en Word- eller Excel-mal har flere tekstfelt, blir hvert felt en deloppgave under oppgaven for malutfyllingen. Du kan sette egen status, ansvarlig og frist på hvert felt.
Oppgaven for hele malen viser hvor mange deloppgaver som er ferdige, og hvor mange som er tildelt deg. Deloppgaver du har ansvar for, vises i en egen seksjon under Mine oppgaver.
Kommentarer og @-omtaler
Bruk kommentarfeltet i oppgaven når du vil dele en oppdatering eller stille et spørsmål. Skriv @, og velg en kollega for å varsle personen om kommentaren. Omtalen vises i Aktiviteter og sendes på e-post hvis personen har slått på e-postvarsler.
Gjelder avklaringen hele anbudet? Se hvordan du bruker kommentarer og følger aktivitet på anbudet.
Lag en ny oppgave
Trykk «Ny oppgave» hvis du vil legge til noe teamet må følge opp manuelt. Gi oppgaven en tydelig tittel, velg ansvarlig og koble den gjerne til riktig anbud eller dokument.