Arbeidsområdets søkeprofil bestemmer hvilke nye anbud som kommer inn i Pipeline, og hvilke anbudsvarsler teamet får. Innkjøpskodene, nøkkelordene og de prioriterte innkjøperne brukes også til å beregne relevansepoeng.
Bare en Administrator kan endre arbeidsområdets søkeprofil. Endringene gjelder hele teamet.
Sett opp filtre ved å velge «Søkeoversikt» i innstillinger.
Herfra kan du tilpasse følgende filtre:
Innkjøpskoder: Når innkjøpere lyser ut nye anbud velger de mellom et sett av standardiserte innkjøpskoder (CPV-koder). Her kan du velge hvilke koder Cobrief skal vise deg anbud for.
Nøkkelord: Når en utlysning inneholder et av nøkkelordene du har valgt i sin beskrivelse eller tittel vil Cobrief vise deg anbudet.
Innkjøpere: Velg spesifikke innkjøpere du ønsker å motta eller ikke motta varsler for.
Anbudsfaser: Velg om du vil varsles også om planleggingsfaser, slik at du kan forberede deg på viktige fremtidige anbudskonkurranser.
Land: Velg ett eller flere av de over 30 europeiske landene Cobrief dekker. Uten et valgt land får du konkurranser fra alle landene vi dekker. Se dekning per land, eller slik legger du til nye land.
Sted for gjennomføring: Velg en eller flere regioner du kan gjennomføre anbudsleveranser for å begrense søket ditt. Bruk valget Ikke stedsbundet for å ta med utlysninger uten angitt sted.
Relevansepoeng: Innkjøpskoder, nøkkelord og innkjøpere du har prioritert påvirker hvor mange relevansepoeng anbudet får, både hvor spesifikke de er og antall treff. Anbudsfaser, land og sted for gjennomføring påvirker ikke poengsummen. Med dette filteret kan du velge å kun varsles om anbud på eller over en valgt poengsum. Filteret er tilgjengelig i prøveperioden og på betalte abonnementer.
De to viktigste filtrene er innkjøpskoder (1) og nøkkelord (2).
Slik spiller filtrene sammen
Det er nyttig å vite hvordan filtrene virker sammen, siden det avgjør hvilke anbud du faktisk får.
Innkjøpskoder og nøkkelord utvider søket. Et anbud dukker opp hvis det matcher enten en av kodene dine eller ett av nøkkelordene dine. Du trenger altså ikke treff på både kode og nøkkelord, det holder med ett av dem. Anbud fra prioriterte innkjøpere tas også med, så lenge de passer de øvrige avgrensningene.
Land, sted for gjennomføring og relevansepoeng strammer inn. Et anbud må også passe disse filtrene for å bli vist. Setter du for eksempel sted for gjennomføring til én region, fjernes anbud som skal gjennomføres et annet sted.
Innkjøpere du har valgt bort, fjernes alltid, uansett om anbudet matcher kodene eller nøkkelordene dine.
Fordi koder og nøkkelord utvider søket, gir flere av dem deg flere treff, ikke færre. Vil du ha færre og mer presise varsler, er det ofte sted for gjennomføring og relevansepoeng som er de riktige knappene å skru på.
Innkjøpskoder
Fra innkjøpskoder kan du søke opp spesifikke koder, og treffene vil vises uthevet. Innkjøpskodene er ordnet i et tre, fra brede kategorier til mer spesifikke underkategorier. Generelt vil de mest generelle kodene (høyt oppe i treet) gi flest treff og dermed også mest støy, fordi innkjøpere bruker dem på mange ulike anbud.
Merk at Cobrief matcher anbud som er merket med nøyaktig de kodene du har krysset av. Å velge en overordnet kode tar ikke automatisk med de mer spesifikke kodene under den, så kryss av de underkodene du vil fanges opp av.
Når du velger innkjøpskoder vil Cobrief foreslå andre koder som ofte blir brukt av innkjøpere sammen med koden du valgte. Dette er en god måte å finne nye relevante koder for din bedrift.
Nederst ved lagre-knappen kan du se antall treff søket ditt vil gi, noe som ofte er en god indikasjon på om søket ditt er for smalt eller bredt. Bruk anslaget til å sammenligne valgene. Hvor mange treff som er nyttig, avhenger av hva dere leverer og hvor.
Tips: Se på endring i antall ukentlige treff når du velger en kode for å unngå for brede innkjøpskoder.
Nøkkelord
Utlysningene har ikke alltid de mest riktige innkjøpskodene, og det er derfor nyttig å bruke nøkkelord for å sikre seg at du fortsatt blir varslet om anbudene. I tillegg vil nøkkelordene innvirke positivt på relevansepoengene, som er veldig nyttig om du bruker et filter på relevansepoeng i tillegg.
Du finner nøkkelordene ved å trykke på «Nøkkelord» i menyen til venstre.
Herfra foreslår Cobrief relevante nøkkelord basert på innkjøpskodene du har valgt, men du kan også skrive inn egne nøkkelord ved å skrive inn i tekstfeltet og trykke «Legg til».
Det er anbefalt å velge nøkkelord som er bransjespesifikke, slik at du unngår varsler på tvers av alle bransjer.
Eksempler på presise nøkkelord er «markedsføring», «grafisk design», «visuell identitet» og «typografi», mens dårlige eksempler kan være «ledelse», «konsultasjon» og «rådgivning».
Hvert nøkkelord vurderes for seg, og et anbud matcher hvis teksten inneholder minst ett av nøkkelordene dine. Flere nøkkelord gjør derfor varslingen bredere, ikke smalere. Skriver du et nøkkelord med flere ord (for eksempel «grafisk design»), matcher det når ordene står ved siden av hverandre. Du kan ikke kreve at to ord opptrer sammen ved å legge dem inn hver for seg, og du kan ikke ekskludere ord.
Forslag må velges og lagres
Forslag til tjenesteområder og innkjøpskoder er ikke det samme som valgte koder. Kryss av for kodene dere vil følge, og trykk Lagre under Innkjøpskoder. Åpne siden igjen og kontroller at valgene står der.
Nøkkelord oversettes ikke automatisk. Legg selv til lokale varianter når dere følger anbud på andre språk.
Flytt en CPV-liste inn via agenten
Har du en liste fra et regneark eller et tidligere søkeoppsett? En Administrator med tilgang til agenten kan gjøre dette:
Åpne Agent og lim inn CPV-kodene som tekst, gjerne med navnene på kodene.
Skriv for eksempel: «Legg disse CPV-kodene til arbeidsområdets søkeprofil. Behold kodene vi har fra før. Vis hva du vil endre før jeg godkjenner.»
Kontroller listen over koder som legges til og fjernes. Be agenten rette forslaget hvis noe er feil.
Velg Godkjenn for å lagre, eller Avvis for å beholde dagens oppsett.
Åpne Innkjøpskoder og kontroller resultatet.
Vil du erstatte hele listen, si det uttrykkelig. Et forslag fra agenten endrer ikke søkeprofilen før du har godkjent det. Det finnes ingen egen knapp for å importere eller eksportere CPV-lister under Innkjøpskoder.
Søkeprofil, Søk og lagrede søk
Hvor du gjør endringen | Hvordan filtrene virker | Hva endringen påvirker |
Arbeidsområdets søkeprofil | Treffer på minst én valgt CPV-kode, ett nøkkelord eller en prioritert innkjøper. Land, sted, fase og relevansegrense avgrenser. | Teamets innboks og felles anbudsvarsler. |
Søk, uten arbeidsområdets standardfiltre | Valgte CPV-koder og nøkkelord gir også treff på minst ett av valgene. Velger du i tillegg en innkjøper, må treffet være fra den innkjøperen. Øvrige filtre avgrenser videre. | Trefflisten du ser nå. |
Et lagret søk | Bruker søkets egne lagrede filtre. Flere CPV-koder og nøkkelord gir treff på minst ett av valgene. | Dine personlige e-postvarsler. Arbeidsområdets relevansegrense gjelder ikke her. |
Eksempel: Du velger en CPV-kode for renhold og nøkkelordet «vinduspuss». Da kan et anbud treffe på koden eller ordet. I Søk kan du avgrense begge til én kommune med innkjøperfilteret. Prioriterer du kommunen i arbeidsområdets søkeprofil, utvider du i stedet søket til anbud fra kommunen.
Relevansegrensen i Pipeline endrer ikke varslene
Under Søkeoversikt velger en Administrator Relevansepoeng for arbeidsområdets varsler. Valget lagres med én gang. Står det 60+, må anbudet ha minst 60 poeng for å bli varslet.
Relevansefilteret i Pipeline endrer bare trefflisten du ser. Senker du det til Alle der, får teamet fortsatt varsler etter den lagrede grensen i Søkeoversikt.
Les mer om relevansepoeng og oppsett av anbudsvarsler.