Et tildelingsbrev også kalt tildelingsbeslutning eller meddelelse om valg av leverandør, er brevet oppdragsgiveren sender til alle som har levert tilbud, når det er avgjort hvem som skal få kontrakten. Brevet forteller hvem som vant, begrunner valget og oppgir karensperioden, fristen før kontrakten kan signeres.
Tildelingsbrevet er med andre ord det første offisielle svaret på hvordan det gikk med tilbudet deres, og et av de mest verdifulle dokumentene dere kan lære av til neste konkurranse.
Ofte stilte spørsmål
Hva inneholder et tildelingsbrev?
Tildelingsbrevet skal som et minimum fortelle:
Hvem som vant konkurransen.
Begrunnelsen for valget – hvordan tilbudene ble vurdert opp mot tildelingskriteriene, og hva som gjorde vinnerens tilbud best.
Karensperioden – hvor lenge oppdragsgiveren venter før kontrakten signeres.
Kvaliteten på begrunnelsen varierer. Synes dere den er for tynn til å forstå utfallet, kan dere be oppdragsgiveren om en utdypende begrunnelse.
Hva er karensperioden?
Karensperioden er ventetiden mellom tildelingsbrevet og kontraktssigneringen. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er den minst ti dager regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt elektronisk – eller minst 15 dager hvis oppdragsgiveren er unntatt fra kravet om elektronisk kommunikasjon. Den finnes for at leverandører som mener det er feil i vurderingen skal rekke å klage før kontrakten er bindende. Fristen i tildelingsbrevet er den som gjelder: etter at karensperioden er ute, er muligheten til å påvirke utfallet i praksis borte.
Hva kan vi gjøre hvis vi taper?
Et tap er også en mulighet til å lære. De vanligste stegene er:
Les begrunnelsen nøye – hvor tapte dere poeng, og på hvilke kriterier?
Be om utdypende begrunnelse hvis brevet ikke forklarer utfallet godt nok.
Be om innsyn i anskaffelsesprotokollen og vinnerens tilbud. Forretningshemmeligheter sladdes, men innsyn gir ofte et godt bilde av hva som skilte tilbudene.
Vurder å klage før karensperioden løper ut, hvis dere mener det er gjort feil i vurderingen.
Hvordan tar jeg vare på tildelingsbrevet i Cobrief?
Når du flytter et anbud til Vunnet, Tapt eller Avlyst i Cobrief, åpnes dialogen «Registrer resultat». Der kan du laste opp tildelingsbrevet sammen med resten av resultatet – dra filen inn i opplastingsfeltet, eller trykk «Velg filer».
Cobrief kjenner igjen dokumenttypen automatisk, så tildelingsbrevet får sitt eget merke og er lett å finne igjen under Resultat på anbudssiden. Innsynsdokumenter kjennes igjen på samme måte og merkes «Innsyn i konkurrentenes tilbud».
Hva bruker Cobrief tildelingsbrevet til?
Tildelingsbrevene og resultatene dere registrerer samles på anbudet, slik at hele teamet finner dem igjen når dere trenger dem. I tillegg gir de KI-en bedre grunnlag i senere konkurranser – for eksempel når dere vil vite hva som var avgjørende sist dere møtte samme oppdragsgiver eller konkurrent.
Hva er forskjellen på et tildelingsbrev og en resultatkunngjøring?
Tildelingsbrevet sendes direkte til dere som leverte tilbud, rett etter at beslutningen er tatt. Resultatkunngjøringen publiseres offentlig på Doffin, som regel først etter at kontrakten er signert. Cobrief følger de offentlige kunngjøringene automatisk og viser dem på anbudet under Resultat, i blokken «Fra Doffin» – der ser du blant annet vinner, kontraktsverdi og antall tilbud.
Opplasting av tildelingsbrev og resultatregistrering krever en betalt plan.