De tre standardrollene i Cobrief dekker de fleste behov. Noen ganger passer de likevel ikke helt: kanskje skal en innleid konsulent skrive tilbud uten å røre kunnskapsbasen, eller noen skal vurdere anbud uten å skrive tilbud.
Med egne roller bestemmer dere selv hva hver rolle får lov til. Rollene gjelder for hele arbeidsområdet, og du kan gi dem til både nye og eksisterende brukere.
Egne roller krever Ultra eller Enterprise. På andre planer ser dere rollene som finnes, men kan ikke opprette eller endre dem. Les mer om roller og rettigheter.
Finn rolleoversikten
Trykk på Innstillinger (tannhjulet nede til venstre).
Velg «Egne roller». Den ligger rett under «Administrer brukere».
Her ligger rollene dere har laget selv. Kolonnen Brukere viser hvor mange som har rollen, inkludert invitasjoner som ikke er godtatt ennå. Standardrollene Administrator, Medlem og Bidragsyter står ikke i listen, fordi de ikke kan endres.
Lag en ny rolle
Trykk «Opprett egen rolle». Da åpnes dialogen «Ny rolle».
Gi rollen et navn, for eksempel «Anbudsansvarlig». Navnet må være unikt.
Slå på tilgangene rollen skal ha.
Trykk «Opprett rolle».
Rollen er klar med en gang, og dukker opp i rullegardinmenyen når du inviterer noen eller endrer rollen til en kollega.
Hva du kan slå på
Alle roller starter med det samme grunnlaget: se og vurdere anbud. Det betyr å se anbud i arbeidsområdet, søke, legge igjen kommentarer, styre sine egne varsler, laste opp konkurransegrunnlag og bruke KI-agenten med egne vedlegg. Agenten kan lese kunnskapsbasen. Dette kan ikke slås av.
Oppå grunnlaget velger du hva rollen skal kunne gjøre:
Tilgang | Hva den gir |
Administrere pipeline | Legge anbud i pipeline, endre status og ansvarlig, registrere resultat og legge inn egne anbud. |
Arbeide med tilbud | Opprette og redigere tilbud, oppgaver og tilbudsdokumenter, og se CV-er fra Flowcase. |
Endre kunnskapsbasen | Legge til, endre og slette filene i kunnskapsbasen og produktregisteret under Bibliotek → Vareplukk. |
Med «Arbeide med tilbud» kan rollen også se, endre og slette tilbudsfiler og vedlegg kolleger har lagt ved i chatten. Produktark deles av hele arbeidsområdet og krever «Endre kunnskapsbasen».
Slår du på «Endre kunnskapsbasen», slås «Arbeide med tilbud» på samtidig. Den som endrer filene alle deler, skal også kunne se tilbudene filene brukes i.
Å administrere arbeidsområdet, det vil si brukere, abonnement, søkeinnstillinger, integrasjoner og KI-instruksjoner, krever fortsatt rollen Administrator. Vurderingskriteriene kan Administrator og Medlem endre.
Endre eller slette en rolle
Trykk på meny-ikonet til høyre for rollen.
Rediger lar deg endre navnet og skru tilganger av og på. Endringen gjelder alle som har rollen, og slår inn med en gang.
Slett fjerner rollen. Har noen rollen fra før, må du velge hvilken rolle de skal få i stedet. Du kan velge Administrator, Medlem eller en annen egen rolle.
Bidragsyter er ikke et valg når du sletter en rolle. Å flytte folk ned til en gratis lesetilgang bør være et bevisst valg dere tar under Brukere, ikke noe som skjer i forbifarten.
Slik teller rollene i abonnementet
Alle med en egen rolle teller som en bruker i abonnementet, på samme måte som Administrator og Medlem. Det gjelder også om rollen har få tilganger.
Vil dere gi noen innsyn uten at det koster, er Bidragsyter fortsatt riktig rolle. Bidragsytere har egne inkluderte grenser per plan.
Hvem kan starte KI-briefen?
KI-briefen oppsummerer et anbud og hjelper dere å vurdere det raskt. Alle som kan se anbudet kan starte briefen på dokumenter som allerede ligger der, også bidragsytere.
Alle med en egen rolle kan også laste opp konkurransegrunnlaget selv og legge ved egne filer i chatten med KI-agenten. Å legge filer i kunnskapsbasen krever «Endre kunnskapsbasen».
Ofte stilte spørsmål
Kan en egen rolle gjøre mer enn en administrator? Nei. Tilgangene i rolleeditoren er de samme som administratorrollen har, satt sammen på nytt. Du kan ikke gi en rolle noe som ikke finnes fra før.
Hva skjer med rollene hvis vi bytter til en lavere plan? Rollene fortsetter å virke, og folk beholder tilgangene sine. Dere kan bare ikke opprette nye roller eller endre dem før dere er tilbake på Ultra eller Enterprise.
Kan vi styre tilgang til enkeltanbud? Nei. Tilgangen gjelder hele arbeidsområdet. Alle som har tilgang, ser de samme anbudene.