Med SharePoint-integrasjonen kan KI-agenten i Cobrief søke i og lese dokumentene dine i SharePoint og OneDrive direkte i en samtale. Da slipper du å laste opp informasjon manuelt. KI-en henter det den trenger fra Microsoft 365, basert på det du personlig har tilgang til.
SharePoint-integrasjonen er tilgjengelig på betalte abonnement og krever en Microsoft 365-konto fra jobben (ikke en privat Microsoft-konto). Du bruker den gjennom KI-agenten, så du må ha rollen administrator eller medlem. Bidragsytere har ikke tilgang til agenten. Les mer om roller og rettigheter.
Hva kan KI-agenten gjøre?
Når du har koblet til, kan KI-en:
Søke etter dokumenter på tvers av SharePoint-områdene og OneDrive du har tilgang til.
Bla gjennom områder og mapper for å finne riktig fil.
Lese innholdet i dokumenter (Word, Excel, PowerPoint, PDF, bilder m.m.) og bruke informasjonen i tilbudsarbeidet.
Tilgangen er kun lesetilgang. Cobrief kan aldri opprette, endre, slette eller dele noe i SharePoint eller OneDrive.
Slik kobler du til
Du kan koble til på to måter.
Fra innstillingene
Gå til «Innstillinger» → «Integrasjoner».
Finn SharePoint og trykk «Koble til».
Logg inn med Microsoft 365-kontoen din og godkjenn tilgangen.
Når tilkoblingen er fullført, ser du «SharePoint ble koblet til», og kortet viser hvilken konto du er koblet til med.
Styr hva agenten får gjøre
Administratorer kan velge hvordan agenten får bruke SharePoint for alle i arbeidsområdet. Åpne SharePoint-kortet under «Innstillinger» → «Integrasjoner», og velg ett av disse nivåene:
Tillat alltid: Agenten kan bruke verktøyet uten å be om godkjenning.
Krever godkjenning: Agenten spør i samtalen før den bruker verktøyet.
Blokkert: Agenten får ikke bruke verktøyet.
Du kan sette samme nivå for alle leseverktøyene eller velge nivå for hvert verktøy. Administratorer ser innstillingene selv om de ikke har koblet til SharePoint selv. Medlemmer som har koblet til, kan se innstillingene, men bare administratorer kan endre dem.
Fra en samtale
Åpne «Koblinger»-menyen i en samtale.
Trykk «Koble til» ved SharePoint og logg inn med Microsoft 365.
Slå på av/på-bryteren ved siden av SharePoint for å la KI-en bruke koblingen i akkurat denne samtalen.
Bruk SharePoint i en samtale
KI-en bruker SharePoint når det er relevant for det du spør om. Du kan for eksempel be den om å:
«Finn siste versjon av kvalitetshåndboken vår i SharePoint»
«Hent nøkkeltallene fra fjorårets årsrapport på OneDrive»
«Oppsummer referanseprosjektene fra SharePoint-området for anbud»
Du styrer selv hvilke samtaler som har tilgang. Bruk av/på-bryteren ved SharePoint i «Koblinger»-menyen for å slå koblingen på eller av i en enkelt samtale.
Koble fra eller koble til på nytt
Du administrerer tilkoblingen under «Innstillinger» → «Integrasjoner».
For å koble fra trykker du «Koble fra» og bekrefter. Cobrief mister da all tilgang til Microsoft-kontoen din.
Hvis tilkoblingen utløper eller trekkes tilbake, ser du en melding om at du må «Koble til på nytt». Trykk på den for å fortsette.
Sikkerhet og personvern
Vi tar sikkerheten til dataene dine på alvor:
KI-en får kun tilgang til filer du selv allerede har tilgang til i Microsoft 365. Tilkoblingen bruker dine egne rettigheter (delegert tilgang) og kan ikke omgå tilgangsstyringen i organisasjonen din.
Kun lesetilgang. Cobrief kan ikke opprette, endre, slette eller dele noe.
Filene hentes kun når KI-en aktivt jobber, og lagres ikke permanent på Cobrief sine servere.
KI-en kan gjengi innhold fra filene og bruke dem som grunnlag for nytt innhold. Dette kan være meldinger og tilbudsdokumenter som lagres i Cobrief.
Du kan når som helst koble fra under «Innstillinger» → «Integrasjoner».
Tilkoblingen ber om disse lesetillatelsene fra Microsoft: User.Read (din profil), Sites.Read.All (SharePoint-områder du har tilgang til) og Files.Read.All (filer i SharePoint og OneDrive du har tilgang til).
Les mer om hvordan vi jobber med sikkerhet og personvern i Trust Center.
Kan Cobrief begrenses til bestemte SharePoint-områder?
Ikke i dag. Agenten kan lese det kontoen du kobler til kan lese, verken mer eller mindre. Du kan ikke velge ut ett område eller én mappe i Cobrief og stenge resten.
Grunnen er søket. Når agenten søker i SharePoint, bruker den Microsofts søk på tvers av hele organisasjonen. Det søket krever tillatelsen Sites.Read.All. Microsoft har smalere tillatelser som kan låse en app til utvalgte områder (kalt «Sites.Selected»), men søket tar ikke hensyn til dem. Skulle vi bruke dem, ville agenten ikke kunne søke i det hele tatt. Dette gjelder alle verktøy som søker i SharePoint via Microsoft Graph, ikke bare Cobrief.
Vi vet at mange ønsker å koble Cobrief til bare ett anbudsområde. Under finner du det du kan gjøre i dag. Si gjerne fra til oss om behovet er viktig for dere.
For IT-administratorer: slik begrenser du tilgangen i dag
Alternativene under kan kombineres. Det første er det eneste som faktisk begrenser hva Cobrief teknisk får lese. De andre styrer hvem som kan koble til, hva som er søkbart, og hva agenten gjør.
Menyer og innstillinger i Microsoft-portalene er gjengitt med de engelske navnene Microsoft bruker i sin dokumentasjon. Bruker dere norsk språk i portalene, ser du de norske navnene på samme sted.
Bruk en egen konto for anbudsarbeidet
Dette er det vi anbefaler når dere vil at Cobrief bare skal nå anbudsområdet.
Opprett en egen bruker i Microsoft 365, for eksempel
[email protected], og gi den en lisens som inkluderer SharePoint (for eksempel Microsoft 365 Business Basic).Gi brukeren tilgang til anbudsområdet, og ingen andre områder. Legg den i gruppen «Besøkende» (Visitors) på området hvis den bare skal lese.
Slå på tofaktorautentisering for brukeren, og hold den utenfor grupper som gir tilgang til andre områder.
La den som skal bruke Cobrief koble til SharePoint med denne brukeren i stedet for sin egen.
Kortet under «Innstillinger» → «Integrasjoner» viser hvilken konto som er koblet til, så det er lett å kontrollere. Husk at agenten også kan søke i OneDrive til den tilkoblede kontoen.
Styr hvem som får koble til
I Microsoft Entra kan dere bestemme hvem som får bruke Cobrief-appen i det hele tatt. Du trenger rollen Cloud Application Administrator eller høyere.
Logg inn i Microsoft Entra admin center og gå til «Entra ID» → «Enterprise apps» → «All applications».
Søk opp og åpne appen Cobrief M365. Appen dukker opp der etter at noen har koblet til første gang, eller etter at en administrator har godkjent den.
Velg «Properties» under «Manage». Sett «Assignment required?» til «Yes» og trykk «Save».
Velg «Users and groups» → «Add user/group», og legg til brukerne eller gruppen som skal ha lov til å koble til. Grupper krever Microsoft Entra ID P1 eller høyere.
Når appen krever tildeling, må en administrator godkjenne tillatelsene for hele organisasjonen én gang. Brukere kan ikke lenger godkjenne selv. Dere kan også skru av brukergodkjenning for alle apper under «Enterprise apps» → «Consent and permissions» → «User consent settings». Da må IT godkjenne Cobrief før noen kan koble til.
Skjul bestemte områder fra søk
Eieren av et SharePoint-område kan holde området utenfor søkeindeksen. Da finner ikke agenten innholdet når den søker.
Åpne området, trykk på tannhjulet «Settings» øverst til høyre og velg «Site information» → «View all site settings». På noen områder står «Site settings» direkte i menyen.
Under «Search» velger du «Search and offline availability».
Under «Indexing Site Content» setter du «Allow this site to appear in Search results» til «No», og trykker «OK».
Merk at innstillingen skjuler området fra alt søk i Microsoft 365, også for kollegene deres. Den endrer ikke tilganger. Får brukeren en direkte lenke til området, kan agenten fortsatt bla i det.
Begrens hva agenten gjør i Cobrief
Verktøytillatelsene under «Innstillinger» → «Integrasjoner» styrer hva agenten får gjøre for alle i arbeidsområdet. Denne kombinasjonen gjør at agenten bare kan lese mapper og filer brukeren selv lenker til:
«Søk i SharePoint»: Blokkert
«Bla i SharePoint»: Krever godkjenning
«Les SharePoint-fil»: Tillat alltid
Brukeren limer inn lenken til anbudsområdet i samtalen og godkjenner hver gang agenten vil åpne en mappe. Agenten kan ikke lete fritt.
I tillegg kan dere fortelle agenten hvilket område den skal bruke, med KI-instrukser. Skriv for eksempel: «Bruk alltid SharePoint-området https://dinbedrift.sharepoint.com/sites/Anbud når du leter etter anbudsdokumenter.» Det hjelper agenten å finne riktig område i en stor struktur, men det er ikke en sikkerhetsgrense.
Dette virker ikke
Betinget tilgang (Conditional Access) basert på sted eller nettverk kan ikke brukes til å begrense Cobrief. Cobrief henter dokumentene fra våre servere, ikke fra brukerens maskin. En slik regel stopper tilkoblingen helt i stedet for å begrense den.
Får du ikke koblet til?
Noen organisasjoner krever at en Microsoft 365-administrator godkjenner nye apper før de kan tas i bruk. Hvis du får beskjed om at tilgang må godkjennes, betyr det at organisasjonen din har begrensninger på hvilke apper som kan kobles til. Ta da kontakt med IT-ansvarlig eller administrator for å få godkjent tilgangen.