De tre standardrollene i Cobrief dekker de fleste behov. Noen ganger passer de likevel ikke helt: kanskje skal en innleid konsulent skrive tilbud uten å røre kunnskapsbasen, eller en økonomiansvarlig se fakturaene uten å jobbe med anbud.
Med tilpassede roller lager dere egne roller og bestemmer selv hva hver av dem får lov til. Rollene gjelder for hele arbeidsområdet, og du kan gi dem til både nye og eksisterende brukere.
Tilpassede roller krever Ultra eller Enterprise. På andre planer ser dere rollene som finnes, men kan ikke opprette eller endre dem. Les mer om roller og rettigheter.
Finn rolleoversikten
Trykk på Innstillinger (tannhjulet nede til venstre).
Velg «Administrer brukere».
Trykk på fanen «Roller».
Her ligger alle rollene i arbeidsområdet. Standardrollene er merket med Standard og kan åpnes for å se hva de kan, men ikke endres. Egne roller er merket med Tilpasset. Kolonnen Brukere viser hvor mange som har rollen, inkludert invitasjoner som ikke er godtatt ennå.
Lag en ny rolle
Trykk «Ny rolle».
Gi rollen et navn, for eksempel «Anbudsansvarlig». Navnet må være unikt, og du kan ikke bruke navnene på standardrollene.
Slå på tilgangene rollen skal ha.
Trykk «Opprett rolle».
Rollen er klar med en gang, og dukker opp i rullegardinmenyen når du inviterer noen eller endrer rollen til en kollega.
Hva du kan slå på
Alle roller starter med det samme grunnlaget: se anbud, søke og kommentere. Det betyr å se anbud og tilbud i arbeidsområdet, søke, legge igjen kommentarer og styre sine egne varsler. Dette kan ikke slås av.
Oppå grunnlaget velger du hva rollen skal kunne gjøre i sitt eget arbeid:
Tilgang | Hva den gir |
Administrere pipeline | Legge anbud i pipeline, endre status og ansvarlig. |
Arbeide med tilbud | Opprette og redigere tilbud, oppgaver og tilbudsdokumenter. |
Bruke KI-agenten | Chat, spørsmål og utkast. |
Laste opp egne filer | Konkurransegrunnlag og vedlegg. |
Endre kunnskapsbasen | Legge til, endre og slette filene alle i arbeidsområdet deler. |
Og hva rollen skal kunne endre på vegne av alle andre:
Tilgang | Hva den gir |
Søkeinnstillinger, varsler og statuser | Søkeprofil, anbudsvarsler for hele arbeidsområdet og pipeline-statuser. |
Brukere og team | Invitere, fjerne og endre roller. |
Abonnement og fakturering | Bytte plan, se fakturaer og endre betalingsinformasjon. |
Integrasjoner og KI-verktøy | Slack, SharePoint, Flowcase og ferdigheter for KI-agenten. |
Brukere og team gir i praksis administratortilgang. Den som kan endre roller, kan også gi seg selv alle de andre tilgangene. Gi den bare til folk dere ville gjort til administrator uansett.
Endre eller slette en rolle
Trykk på meny-ikonet til høyre for rollen.
Rediger lar deg endre navnet og skru tilganger av og på. Endringen gjelder alle som har rollen, og slår inn med en gang.
Slett fjerner rollen. Har noen rollen fra før, må du velge hvilken rolle de skal få i stedet. Du kan velge Administrator, Medlem eller en annen tilpasset rolle.
Bidragsyter er ikke et valg når du sletter en rolle. Å flytte folk ned til en gratis lesetilgang bør være et bevisst valg dere tar under Brukere, ikke noe som skjer i forbifarten.
Slik teller rollene i abonnementet
Alle med en tilpasset rolle teller som en bruker i abonnementet, på samme måte som Administrator og Medlem. Det gjelder også om rollen har få tilganger.
Vil dere gi noen innsyn uten at det koster, er Bidragsyter fortsatt riktig rolle. Bidragsytere har egne inkluderte grenser per plan.
Hvem kan starte KI-briefen?
KI-briefen oppsummerer et anbud og hjelper dere å vurdere det raskt. Alle som kan se anbudet kan starte briefen på dokumenter som allerede ligger der, også bidragsytere og tilpassede roller uten opplastingstilgang.
Skal noen laste opp konkurransegrunnlaget selv, trenger de «Laste opp egne filer». Uten den tilgangen vises ikke opplastingen i det hele tatt, men briefen kan fortsatt kjøres på dokumentene som er hentet inn.
Ofte stilte spørsmål
Kan en tilpasset rolle gjøre mer enn en administrator? Nei. Tilgangene i rolleeditoren er de samme som administratorrollen har, satt sammen på nytt. Du kan ikke gi en rolle noe som ikke finnes fra før.
Hva skjer med rollene hvis vi bytter til en lavere plan? Rollene fortsetter å virke, og folk beholder tilgangene sine. Dere kan bare ikke opprette nye roller eller endre dem før dere er tilbake på Ultra eller Enterprise.
Kan jeg se hva en standardrolle kan? Ja. Åpne Administrator, Medlem eller Bidragsyter fra rollelisten. Bryterne viser hva rollen kan gjøre, men kan ikke endres.
Kan vi styre tilgang til enkeltanbud? Nei. Tilgangen gjelder hele arbeidsområdet. Alle som har tilgang, ser de samme anbudene.